Pour le bon fonctionnement d’une entreprise, il est utile, à un moment donné, de procéder à des tâches chronophages. Parmi ces tâches, il y a la saisie des données. Toutefois, effectuer la saisie de toutes les données d’une entreprise peut prendre du temps et peut être ennuyeux pour les collaborateurs.
De ce fait, effectuer la saisie des données empêche de se concentrer sur les activités principales. Pour remédier à la situation, de nombreuses entreprises optent pour l’externalisation du traitement des données. Si vous souhaitez vous lancer dans le projet de déléguer la saisie de vos données, ci-après quelques points importants à savoir.
En quoi consiste l’externalisation du traitement de vos données ?
Afin de réussir l’externalisation du traitement de vos données, il est nécessaire de savoir ce que c’est. Il s’agit de la délégation de la saisie de vos données à un prestataire. Pour garantir la qualité des services fournie, il vous sera possible de garder un oeil sur le pilotage des missions confiées. Il existe généralement deux types d’externalisation à savoir l’externalisation onshore et l’externalisation offshore. Le premier type consiste à confier la saisie des données à un prestataire qui se trouve dans le même pays que votre entreprise. Quant à l’externalisation offshore, le prestataire se trouve sans un autre pays
D’une manière générale, les entreprises ont tendance à opter pour la saisie de données offshore pour les nombreux avantages que cette solution offre. Les agences d’opérateur de saisie de données ont pour rôle de saisir les informations pour les services d’une entreprise. Elles enregistrent également les données alphanumériques et les données comptables. Mais, les tâches des agences peuvent aussi inclure le tri des informations ou retranscrire en version papier les propos d’un discours
Comment réussir une externalisation des données ?
Pour que vous assurer de la qualité du travail, il est en premier lieu important d’établir un cahier des charges précis. Cela permettra, par la suite, de faciliter la recherche de votre prestataire. De la version papier jusqu’aux données numérisées, l’agence externalisée doit suivre votre cahier des charges détaillé. Pour y arriver, il est nécessaire de faire l’état des lieux de ce qui existe en interne et de définir les besoins de l’entreprise.
Il vous sera également possible d’y assigner l’ergonomie ou l’utilisation de l’interface que vous souhaitez pour vos données. Plus le cahier des charges est précis, plus il sera facile de sélectionner le prestataire qui correspondra à vos besoins. Confier cette mission à prestataire permettra à vos collaborateurs d’avoir plus de temps pour les tâches principales. En effet, après un certain temps, les documents écrits peuvent devenir illisibles ou bien se perdre. Lors des différentes vérifications urgentes, il vous suffira de consulter votre base de données numérique établie par le prestataire.
Comment choisir son prestataire ?
Pour réussir vos projets, il est également nécessaire de bien choisir le prestataire. Pour cela, il sera, par exemple, possible de lancer un appel d’offres. Il s’agit d’une étape qui est à faire le plus tôt, car cela peut prendre du temps. Lorsque les prestataires répondent, vous pouvez en savoir un peu plus en savoir un peu plus sur la qualité des services qu’ils proposent en vous rendant sur leurs sites. Si ce sont des professionnels, vous y trouverez la liste de leurs clients. Veillez également à ce que le prestataire ait un haut niveau technique.
Comme cité ci-dessus, il est important de s’assurer du niveau technique du prestataire. Comme un opérateur de saisie est « multitâche », il est important qu’il soit réactif et méthodique. Il est également nécessaire qu’il puisse hiérarchiser ses priorités. Que vous optiez pour un prestataire offshore ou bien onshore, pensez à vérifier si les opérateurs qui travaillent au sein de l’agence maîtrisent la langue française. Assurez-vous qu’ils pratiquent la dactylographie et connaissent les techniques de numérisation et les outils bureautiques. Si vous avez besoin de transcription, le prestataire doit également avoir des logiciels y afférant.
